AFA Software

Bouwboeren B.V. kiest voor de software van AFAS, omdat het een standaard software implementeert. Dit zorgt voor veel besparing wat betreft tijd en geld. Voor een (nog) kleine onderneming zijn dit twee belangrijke aspecten. AFAS heeft een alles-in-één softwarepakket, van financieel tot HRM, van logistiek tot CRM en projecten. Voor dit pakket betaalt de klant een vast bedrag per maand. Zo weet Bouwboeren B.V. waar het iedere maand in de begroting rekening mee moet houden.

Intranet

Een intranet is een netwerk binnen een organisatie, hierin kunnen medewerkers informatie delen met elkaar. Zo kan een bepaalde medewerker met de juiste bevoegdheid een nieuwe klus invoeren, inclusief alle gegevens (waar, wie en wat). Een uitvoerende medewerker kan heel gemakkelijk zien welke klussen er nog open staan, wanneer dit moet gebeuren en wat het is.

Visionplanner

Om de kritische prestatie indicatoren van Bouwboeren B.V. in een goed overzicht weer te geven, wordt er gebruik gemaakt van het systeem Visionplanner. Dit systeem geeft tussentijdse rapportages waardoor het management signalen van kritiekpunten kan zien.

IBM Notes

IBM is een geïntegreerde desktopclienttoepassing voor professionele e-mail-, agenda- en softwaretoepassingen op een IBM Lotus Domino-server. Bouwboeren B.V. zal dit systeem gebruiken voor al het e-mailverkeer (tussen de medewerkers) en agenda’s voor alle medewerkers.

Beveiliging van de gegevens

Deze systemen en gegevens zijn standaardsystemen met kleine aanpassingen gericht op het klusbedrijf. Er zullen vooral veel geprogrammeerde beveiligingen in de software zijn. Het zal worden beveiligd door de systemen zelf en door gebruik te maken van identieke inloggegevens. Na een bepaalde tijd van inactiviteit zal er automatisch worden uitgelogd. Dit beperkt het risico op het vergeten uit te loggen. Door gebruik te maken van functiescheiding/ autorisatie kan niet iedere werknemers gegevens aanpassen. Verder zal er in de toekomst, als het bedrijf groter is, extra controle zijn door de supervisor. Deze persoon draagt de verantwoordelijkheid van de onderliggende personen. Ondanks dit, zal iedere medewerker altijd voor zijn eigen fouten aansprakelijk zijn.

Kwaliteitsmanagement

De systemen waarmee Bouwboeren B.V. werkt moeten zeer gebruiksvriendelijk zijn. Alle systemen kosten geld, wat als vergoeding voor het installeren en onderhouden dient. Dit moet het wel waard zijn, het moet goede inzichten geven en te begrijpen zijn. Met name het ERP-systeem moet hieraan voldoen.

Het kwaliteitsmanagement binnen de onderneming, wat betreft beveiliging voor systemen, is hiervoor beschreven. Verdere beveiliging tegen slecht uitgevoerde klussen wordt beperkt door bijscholingscursussen en trainingen om beter met stagiaires te functioneren. Verder zal er één keer per jaar een controle van de machines en werkomgeving worden uitgevoerd. Dit moet bedrijfsongevallen beperken.

De gestandaardiseerde systemen zijn flexibel voor veranderende bedrijfsprocessen. Deze systemen zijn zo breed ontwikkeld, dat Bouwboeren B.V. hier nauwelijks op kan blijven steken.

Alle informatie is duidelijk voor de betreffende medewerkers in het systeem te zien. Iedereen zou dus tijdig alle werkzaamheden kunnen opleveren en van elkaar kunnen controleren. Wat resulteert in een grotere betrouwbaarheid. Met name de automatisering van systemen zal hierin bijdragen.