Dankzij de verwachte groei van bouwboeren bv. is er dringend behoefte aan een ERP-systeem waar alle bedrijfsprocessen in één systeem geïmplementeerd worden. Alhoewel zo’n systeem de nodige kosten met zich mee zal brengen is het wel erg noodzakelijk voor bouwboeren bv. omdat het nu al en in de toekomst zeker erg veel tijd zal gaan schelen. We kiezen voor de software van AFAS met als voornaamste reden dat zij standaard software implementeren hetgeen veel tijd en geld scheelt.

Projectopdracht

Uiteindelijk worden projecten afgerekend op het resultaat dat geleverd wordt. Als resultaat wil bouwboeren bv. een Erp-systeem die alles omvat van de financiële afdeling tot de afdeling hrm.  Over de specifieke op te leveren producten wordt verder nog ingegaan. De absolute deadline voor het project is een week voordat de huidige eigenaar in 2020 met pensioen gaat en er een nieuwe directie komt.

Reikwijdte van het project

Dit project strekt verder dan alleen bouwboeren bv. In het bedrijf zelf zal het meeste gemerkt worden van een nieuw Erp-systeem maar ook worden de leveranciers erbij betrokken. Leveranciers kunnen zien wanneer en waar welke voorraden nodig zijn. Ook reikt het Erp-systeem tot aan de klanten aangezien klanten in kunnen zien hoever hun project is gevorderd. De werknemers die de klus uitvoeren moeten dus dagelijks of wekelijks afhankelijk van de lengte van de klus een update geven van de vordering van de klus.

Projectorganisatie

De projectorganisatie bestaat allereerst uit een stuurgroep die is samengesteld door iemand uit de directie, de eventuele afdelingshoofden afhankelijk van de groei van het bedrijf en iemand uit de praktijk van de bouw die verstand heeft van klussen.  Verder is er een projectgroep waarin een projectleider zit die ook uit de directie komt. Verder zitten er een aantal toekomstige gebruikers van het systeem in en deskundigen vanuit AFAS.

Beoogde producten

Het uiteindelijke resultaat moet bestaan uit een compleet Erp-systeem waarin de afdelingen financiën, HRM, logistiek, CRM, Inkoop, Verkoop, en Magazijn allemaal communiceren met de administratie. Aangezien bouwboeren bv. ook vaak te maken krijgt met langdurige projecten moet ook projectmanagement een onderdeel worden van het Erp-systeem.

De fasering

De eerste fase is de initiatieffase die we al reeds achter de rug hebben, we hebben vastgesteld dat er een Erp-systeem nodig is en welk resultaat we willen. Met het maken van een projectplan zitten we nu in de tweede fase namelijk de definitiefase, het duidelijkheid geven over wat er van het project verwacht kan worden. In de volgende fase, de ontwerpfase, willen we een prototype laten maken zodat er duidelijk wordt wat er verwacht wordt. In de voorbereidingsfase willen we een technisch ontwerp maken. We zorgen dan de het prototype geschikt gemaakt wordt voor realisatie. In de vijfde fase, de realisatiefase willen we het systeem in gebruik gaan nemen. Dat willen we ineens doen en niet in stappen. In de laatste fase wordt er aandacht besteed aan de nazorg. Eventuele fouten kunnen hier nog hersteld worden ook al proberen we alles zo foutloos mogelijk te implementeren.

Het tijdpad

Voor het implementeren van het Erp-systeem is een strakke planning nodig. Omdat dat over het algemeen veel tijd kost voor het uiteindelijk klaar is. Aangezien we pas in 2020 nadat de huidige directeur met pensioen is gegaan het Erp-systeem compleet geïmplementeerd hoeven hebben, hebben we daar ruim de tijd voor. Qua planning zitten we nu, met het schrijven van het projectplan al in de tweede fase. Met de derde fase willen we een jaar van tevoren beginnen en als het prototype klaar is willen we zo snel mogelijk de vierde fase starten.  Het is de bedoeling dat het technisch ontwerp minimaal twee maanden van tevoren in orde is zodat de laatste twee maanden voor dat we overgaan het personeel instructies kan krijgen en kan leren werken met het nieuwe Erp-systeem

De belangengroepen

Alle betrokkenen die belang hebben bij het beoogde resultaat.

Iedereen die met een computer werkt is natuurlijk betrokken bij het project. Niet iedere bouwvakker of installateur werkt met een computer waarbij het ERP systeem van belang is, maar de bouwprojectleiders zijn uiteraard erg afhankelijk van het systeem. Daarom moeten zij met dit systeem leren werken, zodat communicatie met alle andere afdelingen mogelijk wordt. Maar niet alleen binnen het bedrijf tussen afdelingen is het leren omgaan met het ERP systeem van AFAS van belang. Ook werkt dit systeem met de leveranciers van voorraden samen, door direct en automatisch te leveren als blijkt dat er nieuwe voorraden nodig zijn. Daarnaast zijn opdrachtgevers (klanten) betrokken bij het proces omdat zij per week kunnen inzien hoe ver haar project is. 

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Wie doet wat en wie heeft welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden

AFAS installeert het pakket en houdt ook de interne problemen bij en lost deze op. Dit is allemaal uitbesteed aan AFAS en daarom heeft Bouwboeren BV weinig werk aan het oplossen van problemen etc. Uiteraard is een goede rol voor het personeel om continue feedback te geven over het systeem. Voor ingang van het systeem zal er een grote uitleg gegeven worden aan personeel, deels verzorgt door AFAS personeel. Eerst aan de top van het bedrijf, daarna aan de subtop, die het zelf moet overbrengen aan personeel onder haar.

De bevoegdheden verschillen uiteraard per functie. De raad van bestuur kan uiteraard overal bij en alle informatie in het ERP systeem inzien. Hoe lager de functie, hoe minder bevoegdheden deze persoon heeft. De personen met bewarende functie kan niets veranderen in het systeem, maar uiteraard zelf wel gegevens ingeven om deze te vergelijken met andere gegevens uit bijvoorbeeld inkoopafdeling of bij de gebruikte producten bij de bouw.

De communicatie

Hoe verloopt de communicatie tijdens het implementeren van het ERP Software Systeem?

Het personeel wordt regelmatig op de hoogte gebracht over het systeem. Uiteraard wordt er maanden van te voren aangegeven dat er een nieuw systeem aankomt, en wordt totdat het echt gebeurt alvast demo’s en uitleggen gegeven over het nieuwe systeem. Wanneer het systeem ingevoerd is wordt dagelijks informatie verschaft op een online platform voor het personeel. Hier kan het personeel haar problemen aangeven, waar anderen weer op kunnen reageren met een uitleg.. Ook wordt hier geturfd hoeveel personeelsleden er ook tegen deze problemen aanlopen. Naar aanleiding hiervan worden er grotere uitleggen gegeven via deze site. Het is de bedoeling dat personeelsleden elkaar uitdagen het beste uit het systeem te halen. Daarom zal dit vraag & antwoord platform opgezet worden.

Mensen, middelen en kosten

Omdat het hele systeem door AFAS wordt onderhouden zijn er grotendeels externe kosten. Eenmalige kosten zijn aanschaf van het ERP pakket, implementatie door AFAS, koppeling met eventuele andere kleine systemen en het projectmanager niet. Terugkerende kosten zijn onderhoud en licenties. Daarnaast zijn er nog de kosten voor training van het personeel en upgrades. Over deze laatste dingen komen duidelijke afspraken: hoe vaak komt er een standaard onderhoud en een update?

De kosten van het pakket zelf zullen eenmalig rond €2.000,- per werknemer zijn. Omdat niet ieder personeelslid gebruikt maakt van het ERP systeem – maar slechts zo’n 25 medewerkers – kost dit €50.000,-.  Daarnaast kost het pakket jaarlijks ongeveer €200,- per werknemer (€5.000,-) aan onderhoud en updates.

Aan trainingen voordat het pakket wordt geïmplementeerd zijn werknemers ongeveer een halve dag kwijt (5 uur inclusief pauzes etc). Er worden 2 trainingen gegeven, een aan het toppersoneel en 1 aan de rest. Hiervoor worden 3 AFAS medewerkers gevraagd. Dit zal ongeveer €1.500,- kosten.

In totaal is de verwachting dat er een kleine €60.000,- aan dit het systeem uitgegeven gaat worden. Dit is gebaseerd op het gebruik van 25 medewerkers. Dit getal kan echter ook anders uitvallen.

De kwaliteit

De kwaliteit van (het implementeren van) het ERP systeem is van groot belang. Zeker in het begin van de implementatie kunnen er veel ‘kinderziektes’ in het systemen voorkomen. Dit zorgt voor onrust binnen de organisatie. Daarom wordt AFAS aangesteld om continue te reageren op de problemen die de implementatie van het ERP pakket met zich meebrengt. Ook door van te voren veel informatie te verschaffen en via het online vraag & antwoord systeem wordt de kwaliteit gewaarborgd.

De risico's en randvoorwaarden

Het grootste risico is dat het heel systeem niet werkt waardoor de technische informatie tijdelijk stil ligt. Dit kost veel tijd en zorgt ervoor dat veel werk niet mogelijk is. Naast dit risico is er ook het risico dat er veel kinderziektes in het systeem zitten waardoor de overdracht niet soepel verloopt. Dit zorgt voor veel onrust binnen het bedrijf en afdelingen, waardoor het risico bestaat dat personeel het systeem niet (goed) gebruikt. Daarom zijn randvoorwaarden ook dat AFAS continue zorg moet bieden; alle problemen en verantwoordelijkheid ligt bij hen totdat het systeem goed geïmplementeerd is en wij eventueel deze verantwoordelijkheid zelf over kunnen nemen.